ELISABETH ANA KETO: Be A Smart Secretary

Pada era ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para manajer butuh dukungan yang besar dari para bawahannya untuk mengontrol sistem yang baru.
Para pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagai penyeimbang terhadap berbagai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan teknologi. Sedangkan kondisi dari para pengusaha pada saat ini mereka harus menghadapi berbagai tantangan dan persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional. Era globalisasi informasi yang diwarnai dengan kemajuan teknologi informasi dimana hal ini berpengaruh terhadap orang-orang yang menggeluti profesi sebagai sekretaris, pengaruh dari era ini sangat besar terhadap peran dan fungsi sekretaris dimana mereka harus menyesuaikan diri dan memperluas wawasan. fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang berat. Peran-peran sekretaris konvensional yang bersifat administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan oleh perangkat teknologi informasi. Oleh karena itu tingkat kompetensi sekretaris menjadi mutlak untuk ditingkatkan sebagai pendukung kinerja para pimpinan perusahaan.

Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :

1. Menerima tamu

2. Menerima telepon

3. Mengambil dikte dan melatinkan

4. Menyimpan surat

Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum. Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.

Pada dasarnya tugas-tugas sekretaris meliputi :

1. Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas umum yang dikerjakan oleh sekretaris setiap harinya tanpa menunggu instruksi dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan. Tugas ini meliputi:

a. Membuka surat.masuk untuk pimpinan

b. Menerima dikte.

c. Menerima dan melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan.

d. Menerima dan melayani telepon serta menelpon.

e. Menata arsip/surat.

f. Menyusun dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)

g. Mengurus dan mengendalikan surat

h. Menyiapkan pembuatan laporan

i. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

j. Mengelola kas kecil

k. Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja

2. Tugas-tugas khusus

Pada era ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para manajer butuh dukungan yang besar dari para bawahannya untuk mengontrol sistem yang baru. Para pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagai penyeimbang terhadap berbagai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan teknologi. Sedangkan kondisi dari para pengusaha pada saat ini mereka harus menghadapi berbagai tantangan dan persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional. Era globalisasi informasi yang diwarnai dengan kemajuan teknologi informasi dimana hal ini berpengaruh terhadap orang-orang yang menggeluti profesi sebagai sekretaris, pengaruh dari era ini sangat besar terhadap peran dan fungsi sekretaris dimana mereka harus menyesuaikan diri dan memperluas wawasan. fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang berat. Peran-peran sekretaris konvensional yang bersifat administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan oleh perangkat teknologi informasi. Oleh karena itu tingkat kompetensi sekretaris menjadi mutlak untuk ditingkatkan sebagai pendukung kinerja para pimpinan perusahaan.

Tugas Sekretaris

1. Menerima tamu

2. Menerima telepon

3. Mengambil dikte dan melatinkan

4. Menyimpan surat

Pada dasarnya tugas-tugas sekretaris meliputi :

1. Tugas-tugas Rutin

a. Membuka surat.masuk untuk pimpinan

b. Menerima dikte.

c. Menerima dan melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan.

d. Menerima dan melayani telepon serta menelpon.

e. Menata arsip/surat.

f. Menyusun dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)

g. Mengurus dan mengendalikan surat

h. Menyiapkan pembuatan laporan

i. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

j. Mengelola kas kecil

k. Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja

2. Tugas-tugas khusus

Tugas-tugas ini tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan bila diperintahkan langsung/ instruksi khusus oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Jadi yang dimaksud tugas disini adalah pekerjaan yang hanya kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya dan adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.juga pimpinan beranggapan bahwa untuk tugas tertentu sekretaris dianggap sudah menguasai sehingga pimpinan memberikan kepercayaan kepada sekeretaris untuk menyelesaikan tugas tersebut Tugas ini meliputi:

a. Menyiapkan rapat dan membuat notulen

b. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.

c. Menyusun surat rahasia (confidential).

d. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan ( pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai mencatat pengeluaran biaya perjalanan dinas )

e. Menyusun acara pertemuan bisnis.

f. Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan

g. Mengurus masalah dengan bank

h. Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintahuntuk mencari informasi atau menyampaikan informasi

i. Pembelian kado atau cindera matauntuk klien pada even-even tertentu.

3. Tugas-tugas istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

a. Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.

b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

c. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.

e. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

f. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

g. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

4. Tugas Sosial

Tugas sosial, meliputi:

a. Mengurusi Rumah tangga kantor.

b. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

c. Menyampaikan ucapan selamat atau menyatakan bela sungkawa kepada relasi atas nama pimpinan

5. Tugas Keuangan

Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:

a. Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.

b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.

c. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

6. Tugas Resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

a. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

b. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

d. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

7. Tugas insidental

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:

a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.

b. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

c. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

8. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

9. Tugas kreatif

Tugas atas prakarsa sendiri sendiri yakni tanpa diminta oleh pimpinan, tugas ini hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan sehingga dapt membantu, meringankan beban pekerjaan pimpinan tugas kreatif meliputi

a. Membuat perencanaan kerja

b. Mempelajari pengetahuan tentang bank

c. Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil

d. Pemantapan kepribadian

e. Efisinsi kerja

f. Pengembangan diri sekretaris dengan mengikuti seminar, pelatihan ataupun kursus yang menunjang pekerjaan

g. Mengirmkan bunga atau surat ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang memperoleh promosi jabatan

h. Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris

i. Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan

j. Mengumpulkan brosur, pricelist dari berbagai macam pameran yang berguna bagi perusahaan

k. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual ( alat bantu peraga)

l. Memahami dan mempelajari organisasi, peraturan/ keadaan organisasi, product knowledge, budaya perusahaan tempat bekerja

Tanggung Jawab Sekretaris

Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:

1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:

a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.

b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.

c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.

d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.

e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:

a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.

b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.

c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.

e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

4. Tanggung jawab atas keberhasilan perusahaan .

Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.

Sekretaris Profesional

Sekretaris perlu mengembangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan keterampilan di luar tugas-tugas kesekretarisan yaitu :

a. Keterampilan berkomunikasi

b. Kemampuan mencari, menginterprestasikan dan memanfaatkan informasi

c. Mampu berpikir, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya

d. Mampu bekerja sama dalam kelompok

e. Memiliki Human Relation skills

f. Mempunyai komitmen pada tugas

g. Senantiasa bersemangat mengembangkan diri

Pada saat ini peran sekretaris profesional memang menjadi pertanyaan? dan tanggung jawab sekretaris profesional juga mendapat sorotan yaitu ketika posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya, tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi informasi. Berbagai perangkat teknologi informasi, telah menjadi alat bantu yang efektif bagi para manajer untuk menjadi sekretaris profesional bagi dirinya sendiri. pendapat ini berasumsi bahwa tugas sekretaris berkisar kepada tugas-tugas administratif, klerikal, dan resepsionis. Padahal, tugas-tugas sekretaris telah mengalami evolusi sesuai dengan tuntutan keadaan, posisi sekretaris justru mengalami job enlargement dan job enrichment. Seorang sekretaris profesional dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung. Peran strategis yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar. Sedangkan peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris sekretaris profesional yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif. Peran pendukung yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing). Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris profesional berperan lebih jauh lagi untuk mengatur kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer untuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan.

Peran sekretaris profesional bisa menjadi kunci fungsi yang efisien dari perusahaan, khususnya dalam organisasi dengan staf bergaji kecil atau anggota staf yang tidak tetap. Berikut adalah beberapa kualitas, keterampilan, dan pengetahuan yang harus ditunjukkan oleh sekretaris profesional dalam menjalankan tugasnya

1. Knowledge (Pengetahuan)

Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a. General Knowledge (pengetahuan umum).

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan yang luas yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Juga Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi Misalnya:

1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.

2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.

3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran

b. Special knowledge ( pengetahuan khusus.).

Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.

2. Skill and technic (Keterampilan)

Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:

a. Mampu menyusun laporan

b. Mampu mengetik surat dan berkorespondensi

c. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing

d. Manpu menggunakan teknologi perkantoran

e. Teknik tata penyimpanan arsip

f. Teknik berkomunikasi dengan telepon

g. Menulis cepat dengan steno

h. Senantiasa meng-upgrade keterampilan yang dimilikinya dengan perkembangan duniausaha/bisnis

3. Personality.Kepribadian

Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.

a. Memiliki kepribadian, penampilan diri yang menarik dan baik

b. Loyalitas disiplin dan dedikasi yang tinggi Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia

c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran, memiliki ingatan yang baik
keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawabKualitas, keterampilan & pengetahuan

d. Simpatik. Harus bersikap mawas diri dan pandai bergaul pandai berbicara, sopan

e. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya tidak cepat menyerah

f. Dapat bijaksana terhadap orang lain bisa menjaga image perusahannya

4. Practice

kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll.

Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawab pada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi. Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.

Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.